Dokumentations administratör

Om Stockholm Exergi

Stockholm Exergi är Stockholms energibolag som med resurseffektiva och innovativa lösningar säkerställer tillgången till värme, kyla, el och avfallstjänster för Stockholms växande region. Dem är en central aktör i samhälls- och energi infrastrukturen och levererar fjärrvärme till över 800 000 stockholmare via ett nät på cirka 3 000 km, samt energitjänster till både offentliga och privata kunder.

Med mer än 800 engagerade medarbetare arbetar dem varje dag för att minska klimatpåverkan och driva den gröna omställningen framåt – bland annat genom att utveckla teknik för koldioxidinfångning och bidra till negativa utsläpp.

Om rollen

Stockholm Exergi söker nu en strukturerad och engagerad Document Control Administrator som vill vara med och säkerställa ordning, kvalitet och spårbarhet i dokumenthanteringen inom vårt BECCS-projekt.

Som Document Control Administrator har du en central administrativ roll i projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att all projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav och rutiner.

Du rapporterar till Document Control Lead och arbetar nära Information Coordination, Engineering samt övriga work packages och funktioner inom projektet.

Rollen innebär deltagande i viktiga tvärfunktionella forum, såsom:

• Månatlig Town Hall
• Digitaliseringsmöten varannan vecka
• Samt ad hoc- och interna WP-/funktionsmöten

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner.
• Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till både tekniska och icke-tekniska dokument (t.ex. kontrakt, rapporter och korrespondens).
• Ansvara för versionshantering och säkerställa att rätt versioner finns tillgängliga för berörda intressenter.
• Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet.
• Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande mellan engineering, inköp, bygg och övriga funktioner.
• Stötta i framtagning och strukturering av rapporter, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering.
• Utveckla och implementera projektspecifika rutiner för dokumentkontroll.
• Strukturera och klassificera dokument för att säkerställa enkel åtkomst och spårbarhet.
• Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet.
• Tillhandahålla befintliga dokument från Stockholm Exergis arkiv vid behov.
• Stötta Document Control Lead i frågor kopplade till teknisk dokumentation.

Obligatoriska krav

• Minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt
• Mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, metoder och best practice
• God kännedom om projektdokumentationens krav och beroenden
• Erfarenhet av EDMS- och CDE-system såsom Aconex eller liknande
• Förståelse för projektstyrningsmetodik och verktyg
• Mycket god systemvana inom dokumenthanteringsverktyg
• Yrkeshögskoleutbildning eller kandidatexamen inom Informationshantering, Administration eller liknande område
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Meriterande krav:

• Erfarenhet från arbete i större projektmiljöer är meriterande

Personliga egenskaper

• Exceptionell noggrannhet och detaljfokus
• Proaktiv och förbättringsorienterad
• Förmåga att arbeta under tidspress och anpassa dig till förändrade förutsättningar
• Stark problemlösningsförmåga och god prioriteringsförmåga
• Trivs i en dynamisk och snabbföränderlig projektmiljö

Uppdragsinformation

Uppdragsperiod: 23/3 2026 - 30/4 2027

Förlängningsoption: 6+6 månader

Omfattning: Heltid

Placeringsort: Stockholm

För att man som konsult ska få tillgång till Exergis kontor/anläggningar och ett inpasseringskort ska kunna utfärdas behöver man genomföra onlinekurserna SSG Entre Grundkurs + SSG Entre Stockholm Exergi (via SSG Solutions). Detta är krav för alla som ska ha inpasseringskort.

Skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt då tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Har du frågor om tjänsten, vänligen kontakta ansvarig rekryterare Samuel Lindahl på samuel.lindahl@kraftsam.se.

Välkommen med din ansökan!