Office Coordinator till Unum Tax

Vill du arbeta i en central roll där du får skapa en professionell, välkomnande och välorganiserad kontorsmiljö? Har du ett öga för detaljer och trivs i en roll där du får ta stort eget ansvar? Nu söker Unum Tax en Office Coordinator/Receptionist som vill bli en nyckelperson i deras team! Unum Tax är en byrå som fokuserar på skattefrågor med kontor centralt i Stockholm City.

Om tjänsten

Det här är en direktrekrytering, vilket innebär att rekryteringsprocessen sker genom Academic Work men du kommer anställas direkt hos Unum Tax.

Som Office Coordinator får du en viktig roll där du ansvarar för att kontoret håller en hög standard och att både medarbetare och besökare får en förstklassig upplevelse. Du arbetar proaktivt och ser vad som behöver göras, ofta innan någon annan gör det.

Du erbjuds

• En central och självständig roll i ett entreprenörsdrivet bolag
• Möjlighet att påverka och utveckla kontorsmiljön
• En familjär arbetskultur med hög delaktighet
• Ett team med stark passion för sitt område

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du arbeta brett med både reception och kontorsadministration. Du kommer bland annat att:

• Välkomna klienter och besökare på ett professionellt och trevligt sätt
• Ansvara för att kontoret, konferensrum och gemensamma ytor alltid är representativa
• Hantera beställningar och inventering av kontorsmaterial och förbrukningsvaror
• Organisera och förbereda möten samt beställa catering
• Hantera post, skanning och arkivering av dokument
• Uppdatera kalendrar och interna system
• Vara kontaktperson mot leverantörer och ta emot leveranser
• Svara i telefon och hantera enklare mail
• Ta initiativ till förbättringar i kontorsmiljön och bidra till trivsel

Du förväntas även ta egna initiativ i vardagen, exempelvis planera interna aktiviteter, organisera förråd eller säkerställa att kontoret håller en genomgående hög standard.

Vi söker dig som

• Har goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift
• Har god datorvana
• Har en stark servicekänsla och ett prestigelöst förhållningssätt

Det är meriterande om du har

• Tidigare erfarenhet av en liknande roll, gärna inom reception, kontorsadministration eller service.
• Tidigare arbetat inom: Advokatbyrå, konsultverksamhet eller redovisningsbyrå

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:För att lyckas i rollen ser vi att du är initiativtagande och självgående. Du trivs i en miljö där du får ta ansvar och där din förmåga att skapa struktur och ordning gör skillnad.

• Problemlösande och proaktiv och ser vad som behöver göras
• Strukturerad och noggrann med ett öga för detaljer
• Serviceinriktad och förtroendeingivande
• Orädd och vågar kontakta olika personer för att lösa problem

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Motivera väl i din ansökan varför du är intresserad. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Processen består av:

• Problem- och personlighetstester via Alva Labs
• Telefonintervju
• Digital evidensbaserad djupintervju med Academic Work
• Intervju hos Unum Tax
• Bakgrundskontroll
• Referentagning
• Beslut