Avdelningsadministratör / Chefsassistent

Nu söker vi en självständig och serviceinriktad avdelningsadministratör till ett uppdrag inom energisektorn.

Som avdelningsadministratör arbetar du nära avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Rollen är central i organisationen och innebär ett brett ansvar inom administration, koordinering och intern kommunikation.

Som avdelningsadministratör har du en central roll i att stödja avdelningens chefer och säkerställa att administrativa processer fungerar smidigt i vardagen.

Arbetet är varierat och innefattar bland annat:

• Administrativt chefsstöd såsom kalenderhantering, mötesbokningar samt framtagning av mötesmaterial och presentationer

• Samordning av administrativa underlag kopplat till konsulter och medarbetare

• Personaladministration, exempelvis stöd vid onboarding och offboarding, beställning av utrustning och behörigheter samt hantering av semesterlistor

• Ekonomi- och inköpsadministration, inklusive beställningar, enklare ekonomisk rapportering och fakturahantering

• Planering och koordinering av möten, workshops och interna aktiviteter, inklusive bokningar, agendor och dokumentation

• Stöd till avdelningens ledningsgrupp genom planering, dokumentation och uppföljning av möten och beslut

• Kommunikation och dokumenthantering, såsom uppdatering av intranät, presentationsmaterial och strukturering av dokument i interna system

• Utveckling och dokumentation av administrativa rutiner samt samverkan med organisationens administratörsnätverk

Vår kund säkerställer att det svenska kraftsystemet är hållbart, säkert och effektivt – idag och i framtiden. Här får medarbetare bidra med sin expertis i en viktig samhällsfunktion, utvecklas i en dynamisk miljö och påverka hur Sverige får sin elförsörjning.

Uppdragets omfattning: Heltid, 100% Anställningsform: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters. Arbetsmodell: Arbete sker i huvudsak på kontoret i Sundbyberg. Enstaka dagar på distans efter särskild överenskommelse. Resor inom Sverige kan bli aktuellt vid enstaka tillfällen. Start: Enligt överenskommelse Slut: 2027-04-30, med option att förlänga avropsavtalet 1 år dvs. längst t.o.m. 2028-04-30. Sista ansökningsdag: 2026-03-19 Övrig information: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs innan uppdragstart. I din ansökan: Säkerställ att det tydligt framgår att du är kvalificerad utefter kundens önskade kvalifikationer.

• Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration.

• Minst 5 års erfarenhet av att arbeta med liknande arbetsuppgifter som står i annonsen (exempelvis mötesbokningar, protokollskrivning, kontorsinköp, etc.)

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook.

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps /styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet.

• Meriterande: Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal.

• Meriterande: Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande.

• Trygg anställning med kollektivavtal, försäkringar och tjänstepension

• Friskvårdsbidrag samt personalrabatter och erbjudanden via Benifex (ex. inom hälsa, fritid, transport och sjukvård)

• Flexpension och tillgång till Lifeplan pensionstjänst

• Extra ersättning vid föräldraledighet

• Företagshälsovård

• Långsiktiga uppdrag och personlig kontakt med din konsultchef

• Möjlighet att bygga värdefull erfarenhet, nätverk och framtida utveckling

Vi går igenom ansökningarna löpande. Då processerna i konsultvärlden ofta går snabbt kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdatum – vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Du behöver inte skriva ett personligt brev utan i stället ber vi dig svara på urvalsfrågorna i samband med ansökan.